Cel szkolenia i metody pracy

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom usystematyzowanej wiedzy na temat organizacji i prowadzenia spotkań biznesowych. Równoległym celem jest rozszerzenie kompetencji uczestników na polu kontaktów międzyludzkich, komunikowania, wywierania wpływu na rozmówcę, technik sprzedaży i negocjacji oraz innych umiejętności związanych ze skutecznym prowadzeniem rozmów handlowych.

Szkolenie składa się z części wykładowej (krótki wykład na wstępie każdego z bloków) i warsztatowej. W ramach warsztatu uczestnicy przeprowadzają w parach i większych grupach symulowane rozmowy biznesowe, dzięki czemu uczą się na bieżąco stosować prezentowane strategie komunikacyjne i techniki perswazyjne.

Plan treningu

Podstawowe założenia

• Psychologia kontaktów międzyludzkich – o czym musimy pamiętać, idąc na spotkanie biznesowe lub organizując je.
• Cele rozmów biznesowych – czy zawsze chodzi tylko o interesy?
• Czy koniecznie trzeba spotykać się osobiście? Spotkania biznesowe a skuteczne zarządzanie czasem.

Przygotowanie do spotkania biznesowego

• Ustalenie charakteru spotkania. Decyzje w kwestii tego, kto się na nim zjawi (jeśli mamy na nie wpływ).
• Definiowanie własnych interesów: jaki jest cel spotkania (z naszej strony) i jakimi środkami chcemy go osiągnąć.
• Identyfikacja interesów i potrzeb rozmówcy. Wypracowanie alternatywnych strategii komunikacyjnych, dopasowanych do różnych typów kierunków, jakie może przybrać rozmowa.
• Opracowanie scenariusza rozmowy. Przygotowanie pytań handlowych.
• Przygotowanie zestawu odpowiedzi na spodziewane uwagi, wymówki i obiekcje rozmówcy, dotyczące naszej oferty.

Indywidualne rozmowy biznesowe z partnerem lub kontrahentem

• Wybór miejsca (restauracja, kawiarnia, siedziba jednego z uczestników). Psychologiczne i behawioralne implikacje lokalizacji.
• Etykieta: ubiór i zachowanie w trakcie spotkania.
• Początek rozmowy z kontrahentem. Small talk, przełamywanie lodów, ustalanie punktów wspólnych, zdobywanie zaufania. Rola tonu mowy ciała, głosu i artykulacji.
• Pytania handlowe i wyciąganie z rozmówcy informacji o jego oczekiwaniach i możliwościach finansowych w sytuacji nieformalnej i półformalnej.
• Kiedy przejść do właściwych interesów? Kluczowa rola kolejności oraz hormonów wydzielanych w mózgu po posiłku.
• Prezentacja własnej oferty lub warunków. Sposoby reagowania na uwagi zgłaszane przez rozmówcę.
• Przejście do rozmowy o cenie. Metody prezentacji wysokości inwestycji.
• Negocjacje w trakcie rozmowy w cztery oczy, w nieco większej grupie, przy posiłku etc.
• Impas, nieprzewidziany konflikt lub rozbieżność zdań w trakcie spotkania – jak szybko i skutecznie wygaszać złe emocje?

Grupowe spotkania biznesowe

• Organizacja spotkania w większej grupie. Wybór formy (konferencja, panel, bankiet, spotkanie networkingowe). Ustalenie części oficjalnej i nieoficjalnej.
• Zasady prowadzenia grupowych spotkań biznesowych i moderowania ich oficjalnej części.
• Planowanie spotkania. Wybór moderatora i określenie jego kompetencji.
• Ustalenie agendy: o czym chcemy rozmawiać. Wybór zestawu tematów spotkania roboczego.
• Ustalenie scenariusza, hierarchii punktów do dyskusji i kolejności zabierania głosu.
• Bieżąca kontrola przebiegu spotkania. Inicjowanie i wygaszanie dyskusji w trakcie spotkania.
• Przerwy: jak rozpoznać moment, w którym prawie nikt nie słucha, i co wtedy zrobić.
• Zamykanie oficjalnej części spotkania. Podsumowanie i wnioski.

Zachowanie w trakcie spotkania

• Atmosfera rozmowy – jak już w pierwszych minutach spotkania budować jak najlepsze relacje. Techniki zjednywania odbiorców i wzbudzania zaufania.
• Cele i zasady komunikacji w czasie spotkania. Słuchanie i feedback.
• Techniki skupiania i wzbudzania uwagi odbiorców.
• Strategie i techniki wywierania wpływu – zastosowanie w trakcie spotkania biznesowego.
• Klaryfikacja niejasności. Wyjaśnianie potencjalnych punktów spornych lub zagadnień trudnych i niezrozumiałych.
• Prezentowanie własnego zdania. Dyskusja różnicy zdań. Techniki niekofliktowego angażowania rozmówców w dyskusję.
• Metody wyciągania z rozmówców informacji o ich motywach, oczekiwaniach i problemach. Formułowanie własnych oczekiwań związanych z tematem spotkania.

Konflikty i metody ich rozwiązywania

• Trudne sytuacje w trakcie spotkań biznesowych – jak sobie z nimi radzić.
• Kontrowersyjny temat rozmowy i sposoby przekazywania negatywnych informacji.
• Trudności i konflikty z rozmówcą oraz sposoby ich rozładowania. Koło konfliktów i metody konstruktywnej mediacji.
• Przełamywanie milczenia i impasu w trakcie rozmowy lub dyskusji.