Cel treningu

Spotkania oceniające są istotnym narzędziem zarządzania zasobami ludzkimi. Szkolenie skierowane jest do managerów i specjalistów HR, prowadzących takie spotkania. W ramach warsztatu poznają oni narzędzia oceny w warunkach spotkania, techniki skutecznej rozmowy z ocenianym pracownikiem, strategie jej wcześniejszego przygotowania oraz takiego prowadzenia całego spotkania, by przyniosło ono założone wcześniej rezultaty.

Metody pracy

Szkolenie składa się z części wykładowej (krótki wykład na wstępie każdego z bloków) i warsztatowej.

W trakcie wykładów uczestnicy zostaną zapoznani z zasadami wyboru i użycia odpowiednich narzędzi oceny pracownika w trakcie spotkania, prowadzenia rozmowy oceniającej oraz precyzyjnego ustalania i interpretowania wyniku, jaki pracownik uzyskał w ramach rozmowy.

W ramach warsztatu uczestnicy przeprowadzają w parach i większych grupach symulowane rozmowy oceniające, dzięki czemu uczą się na bieżąco stosować prezentowane strategie oceniania podwładnego w trakcie bieżącej interakcji.

Plan szkolenia

Wprowadzenie do problematyki ocen

• Po co oceniamy pracowników: cele i korzyści z oceny.
• Etapy i elementy skutecznego systemu ocen.
  • Definiowanie celów i kryteriów oceny.
  • Ustalanie systemu ocen, hierarchii ocenianych czynników i wagi poszczególnych elementów.
• Najczęstsze kryteria oceniania.
  • Metody oceny pracownika.
  • Metody relatywne.
  • Metody absolutne: skale, arkusze ocen, assessment center.
  • Oceny wyników i kompetencji.
  • Wystandaryzowane i niewystandaryzowane rozmowy oceniające.
• Zasady realizowania procesu oceny w rozmowie z pracownikiem.

Psychologiczne aspekty oceniania pracowników

• Nastawienie pracownika do procesu oceny.
  • Postrzeganie ocen i jego wpływ na morale w zespole.
  • Długofalowe budowanie właściwego nastawienia pracowników do ocen okresowych.
• Psychologia kontaktów międzyludzkich – o czym musimy pamiętać, idąc na spotkanie oceniające.
• Najczęstsze błędy przełożonych w rozmowach z pracownikami.
• Czy koniecznie trzeba spotykać się osobiście? Spotkania z pracownikami a skuteczne zarządzanie swoim i ich czasem.

Przygotowanie do rozmowy oceniającej

• Decyzja co do tego, czy spotkanie jest konieczne. Wybór konwencji rozmowy i kryteriów oceny.
• Poinformowanie ocenianego o spotkaniu, jego agendzie i tym, co należy na nie przygotować.
• Przygotowania wstępne.
  • Definiowanie własnych oczekiwań: jaki jest cel spotkania (z naszej strony) i jakimi środkami chcemy go osiągnąć.
  • Identyfikacja interesów rozmówcy. Do czego będzie chciał nas przekonać i jak się przed tym zabezpieczyć.
  • Wybór czasu, miejsca oraz kolejności spotkań z pracownikami.
• Zaprojektowanie lub adaptacja arkusza, dostosowanego do kryteriów oceny.
  • Konstrukcja przykładowego arkusza oceny i jej wpływ na rozmowę.
  • Priorytety organizacji a zawartość arkusza oceny.
  • Najczęstsze błędy popełniane przy tworzeniu arkuszy ocen.
• Opracowanie scenariusza rozmowy.
  • Ustalenie harmonogramu spotkania. Dlaczego nie można go ograniczyć do punktów w arkuszu.
  • Rozpoczynanie, przebieg i kończenie rozmowy – przegląd modeli komunikacyjnych.
  • Przygotowanie zestawu pytań do pracownika. Ustalenie ich wagi dla całościowej oceny.
  • Przygotowanie zestawu odpowiedzi na spodziewane uwagi, wymówki i obiekcje rozmówcy, dotyczące ważności danych działań lub zachowań.
• Wypracowanie alternatywnych strategii komunikacyjnych, dopasowanych do różnych typów pracowników, problemów i kierunków rozmowy.

Zachowanie w trakcie spotkania

• Atmosfera rozmowy – jak już w pierwszych minutach spotkania zbudować pozytywną relację.
• Cele i zasady komunikacji w czasie spotkania. Słuchanie i feedback.
• Techniki właściwego rozmawiania.
  • Redukcja stresu u zbyt spiętego pracownika – niekonwencjonalne sposoby.
  • Strategie i techniki wywierania wpływu w trakcie rozmowy oceniającej.
  • Klaryfikacja niejasności. Wyjaśnianie potencjalnych punktów spornych lub zagadnień kłopotliwych dla pracownika (negatywna informacja zwrotna).
• Zbieranie informacji zwrotnej.
  • Czego pracownik oczekuje od pracy? Metody wyciągania z rozmówców informacji o ich motywach, oczekiwaniach i problemach.
  • Co pracownik sądzi o swych przełożonych i tej rozmowie – jak sprawić, by podwładny powiedział, co naprawdę myśli.
• Właściwe kończenie spotkania.
  • Pozytywne zamknięcie, czyli jak sprawić, aby (jeśli tego chcemy) pracownik wyszedł ze stresującego spotkania w dobrym humorze.

Problemy związane z ocenianiem znanych nam na co dzień ludzi

• Różne rozumienie standardów oceny.
• Zniekształcające ocenę efekty psychologiczne: heurystyka dostępności, efekt aureoli, efekt centralny, efekt kontrastu, efekty pierwszeństwa i świeżości.
• Wcześniejsze uprzedzenia do człowieka i wynikająca z nich zbytnia łagodność lub surowość.
• Przełamywanie milczenia i impasu w trakcie rozmowy.
• Trudne sytuacje z negatywną oceną człowieka – jak sobie z nimi radzić.
  • Negatywna ocena i sposoby przekazywania nieprzyjemnych informacji zwrotnych.
  • Konflikt z pracownikiem na tle oceny: jak reagować na opór pracownika, gdy ten nie zgadza się z tym, co o nim sądzimy.
• Inne trudności w komunikacji z rozmówcą oraz sposoby ich rozładowania.

Co po rozmowie?

• Omówienie wyników oceny z pracownikiem. Rola dobrze skrojonej informacji zwrotnej.
• Wyciągnięcie praktycznych konsekwencji zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.
• Inne motywacyjne aspekty stosowania wyników oceny: jak sprawić, by pracownik po ocenie osiągał jeszcze lepsze wyniki.