Organizacja czasu pracy

Cel szkolenia

Zadaniem treningu jest rozszerzenie kompetencji managerów, kierowników projektów i liderów zespołów w zakresie organizacji czasu pracy – swojej i podwładnych. W efekcie szkolenia uczestnik nauczy się tak planować swój dzień pracy (oraz dzień pracy swojego pracownika), by maksymalnie wydajnie wykorzystywać czas, zasoby i budżet, który ma do dyspozycji.

Przebieg treningu i metody pracy

Szkolenie trwa 2 dni – 16 godzin. Składa się z części teoretycznej (krótkie wykłady z zakresu psychologii emocji i motywacji, teorii zarządzania czasem i projektami oraz metod delegowania zadań) oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia).

W trakcie warsztatu praktycznego uczestnicy ćwiczą metody planowania własnej pracy oraz sposoby motywowania siebie i innych do terminowej realizacji zaplanowanych działań. Ćwiczeniom towarzyszą burze mózgów i dyskusje, zorientowane na rozwiązanie problemów sygnalizowanych przez uczestników.

Plan szkolenia

Organizacja czasu pracy – podstawy teoretyczne

  • Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja pracy?
  • Rola i znaczenie optymalnego planowania realizacji zadań.
  • Zagrożenia związane z nieefektywnym organizowaniem pracy: prawo Parkinsona.
  • Najczęstsze sposoby organizowania czasu pracy i ich wady.

Analiza własnego stylu pracy.

  • Jak wygląda mój dzień w pracy – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię?
  • Ocena dotychczasowej produktywności: co mi idzie świetnie, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy?
  • Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy?

Podstawowe metody organizowania czasu pracy

  • Lista zadań do wykonania.
  • Lista zadań z priorytetami A, AA i AAA.
  • Ocena zasadności działań: matryca Eisenhowera.
  • Dzienne listy zadań: metoda kalendarza.
  • Metoda systemowa: GTD.

Wyznaczanie celów

  • Definiowanie celów w życiu i pracy.
  • Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
  • Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
  • Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
  • Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.

Zarządzanie zadaniami

  • Cel jako projekt do realizacji: strategia Vonneguta.
  • Podział celu na zadania. Stworzenie struktury podziału pracy (WBS).
  • Wykres Gannta przy planowaniu czasu na dane zadanie.
  • Definiowanie ram czasowych całego projektu: metoda ALPEN.
  • Praca z kalendarzem w zarządzaniu zadaniami.
  • Organizacja konkretnego dnia w pracy.

Organizacja pracy metodą GTD

  • Kolekcjonowanie spraw bieżących.
  • Analiza zasadności działania.
  • Porządkowanie spraw, ustalanie terminów.
  • Regularny przegląd zadań do wykonania.
  • Właściwa realizacja konkretnego zadania.

Delegowanie i organizowanie pracy pracowników

  • Organizacja czasu pracy podwładnego. Planowanie obsady zadaniowej w konkretnym projekcie.
  • Delegowanie zadań pracownikowi. Kluczowe błędy przy delegowaniu – jak ich uniknąć.
  • Monitoring postępów pracy. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.
  • Asertywność w delegowaniu, czyli co robić z pracownikiem, który broni się przed zadaniem.

Realizacja zaplanowanych zadań

  • Planowanie pracy: kolejność zadań i jej wpływ na motywację.
  • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
  • Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
  • System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
  • Kontrola postępu prac przy realizowaniu projektu. Wyznaczanie terminów realizacji i sankcji za ich niedotrzymanie (walka z odkładaniem na później).
  • Dlaczego pora ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na nasze działania.

Zagrożenia dla dobrej organizacji czasu pracy

  • Odwlekanie. Tendencja do odsuwania zadania w czasie (nerwowość, osobowość typu A) i sposoby jej przezwyciężania.
  • Rozpraszacze i dystraktory w pracy. Jak identyfikować i eliminować własnych „złodziei czasu”.
  • Technika pomidora i inne sposoby kontroli nad tym, co w danej chwili robimy.

Organizacja spotkania roboczego

  • Dlaczego spotkania zajmują przeważnie więcej, niż byśmy chcieli – i co z tym robić.
  • Przygotowanie spotkania w zgodzie z zasadami ekonomii czasu. Rola agendy.
  • Bieżąca kontrola przebiegu spotkania i stopnia realizacji jego planu.
  • Listy kontrolne oraz arkusze robocze, czyli metody przyspieszania spotkań.

Ćwiczenia i praca własna uczestników

  • Organizacja pracy podwładnego: tworzenie grafika zadań.
  • Planowanie własnego dnia pracy z uwzględnieniem krzywej sprawności umysłowej w ciągu dnia.
  • Przygotowanie spotkania w zgodzie z zasadami gospodarowania czasem.