Cele szkolenia

Nabycie i rozszerzenie kompetencji uczestników w zakresie zarządzania czasem i terminowej realizacji zadań. Zidentyfikowanie własnego modelu zarządzania czasem i zadaniami. Wypracowanie schematów szybkiego reagowania na pilne wyzwania i podejmowania decyzji pod presją czasu. Zdobycie wiedzy na temat unikania czynników stresogennych i zapobiegania sytuacjom, w których stres może uniemożliwić wykonanie zadania w ściśle określonym czasie.

Docelowo wypracowanie efektywnych metod planowania i priorytetyzowania zadań, strategii skutecznej automotywacji oraz kontroli nad terminami i jakością wykonywanych zadań.

Profil uczestnika

Szkolenie adresowane jest przede wszystkim do osób, które:

  • czują, że nie radzą sobie z zadaniami, które wykonują pod presją czasu,
  • marzą o tym, by stać się osobą sumienną, punktualną i systematyczną,
  • chcą zacząć się w końcu na bieżąco wyrabiać z terminami lub choćby złapać wytchnienie w życiu prywatnym i zawodowym,
  • pragną opanować zasady i techniki skutecznego planowania i priorytetyzowania prowadzonych projektów,
  • chcą nauczyć się, jak wzbudzać w sobie motywację do wykonywania trudnych i nieprzyjemnych zadań.

Przebieg treningu i metody pracy

Szkolenie składa się z części teoretycznej (krótkie wykłady z zakresu teorii zarządzania czasem, projektami i zadaniami oraz psychologii emocji i motywacji) oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia).

Trening ma formę intensywnych warsztatów, w trakcie których uczestnicy uczą się, jak optymalnie planować czas własnej pracy oraz terminowo realizować zaplanowane zadania. Metodą pracy są tu przede wszystkim ćwiczenia grupowe i indywidualne, gry, symulacje, autoopis i studium przypadku. W końcowej części treningu uczestnicy poznają również skuteczne systemy automotywacji i samonagradzania, ułatwiające mobilizowanie się do wykonywania mniej przyjemnych zadań.

Plan szkolenia

Zarządzanie czasem i zadaniami – podstawy teoretyczne

  • Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja czasu?
  • Podstawowe strategie i metody w zarządzaniu czasem i zadaniami.
  • Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem:
    • Jakie korzyści biznesowe przynosi efektywne wykorzystanie czasu.
    • Społeczne i międzyludzkie implikacje punktualności i systematyczności.

Analiza dotychczasowego sposobu organizowania czasu

  • Moje aktywności w ciągu dnia – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy.
  • Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy.
  • Motywacja – czego mi brakuje, by motywować się do właściwego zarządzania zadaniami i ich realizacją.

Wyznaczanie celów i priorytetów

  • Cel, czyli po co robisz to, co robisz.
    • Właściwie wyznaczony cel jako główny warunek skuteczności działania: dlaczego zawsze powinieneś myśleć o tym, co ci przyniesie dane działanie.
    • Cele jako wyrazy potrzeb, które mamy w życiu: piramida Maslowa i inne ujęcia psychobiologiczne.
    • System definiowania celów jako klucz do skutecznego zarządzania zadaniami.
  • Wyznaczanie celów do realizacji.
    • Definiowanie celów w życiu i pracy.
    • Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
    • Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
    • Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
    • Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.
  • Jak ustalać priorytety: analiza i hierarchizacja celów.
    • Priorytetyzacja celów i zadań techniką AAA. Techniki ustalania wagi realizowanego działania.
    • Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań: macierz Eisenhowera.
    • Rola wyznaczania właściwych priorytetów: analiza dotychczasowych strategii ich określania, wypracowanie metod jej poprawy.

Planowanie realizacji celów

  • Podział celów na zadania.
    • Wstępne określenie ram czasowych celu i działań, które mają do niego doprowadzić: strategia Vonneguta.
    • Cel jako projekt do realizacji. Podział projektu na zadania.
    • Struktura podziału pracy (WBS) przy realizacji konkretnych zadań. Zasady tworzenia poprawnego WBS.
    • Ćwiczenie: tworzenie przykładowego WBS.
  • Planowanie realizacji stworzonego projektu.
    • Czasowy i personalny podział zadań: harmonogram Gannta.
    • Etapy tworzenia wykresu Gannta.
    • Zdefiniowanie ilości czasu, potrzebnego na każde z zadań: metoda ALPEN.
    • Praca z kalendarzem w procesie planowania: planowanie w perspektywie miesięcy, tygodni, dni i godzin.
  • Psychologia planowania.
    • Planowanie szczegółowe i przez rozbicie obowiązków.
    • Jak planować kolejność działań, by uniknąć prokrastynacji i marnotrawienia czasu.
    • Wyznaczanie terminów i sankcji za ich niedotrzymanie (walka z prokrastynacją).
  • Organizacja dnia w pracy.
    • Dlaczego pora ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na nasze działania.
    • Kolejność zadań i jej wpływ na naszą motywację.
  • Ekonomia planowania – jak sprawić, by nie zajmowało ono więcej czasu, niż wykonanie zadania.

Realizacja zaplanowanych zadań

  • Jak realizować to, co zaplanowaliśmy: techniki automotywacji.
    • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
    • Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
    • System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
    • Podejście behawioralno-poznawcze (zmiana schematów myślenia i reagowania) w motywowaniu siebie.
  • Kontrola postępu prac przy realizowaniu projektu.
    • Gannt jako metoda sprawdzania stopnia zaawansowania prac i zrealizowania budżetu.
    • Inne metody kontroli czasu.

Czynniki utrudniające zarządzanie sobą w czasie

  • Bariery psychologiczne, czyli które poglądy i przyzwyczajenia powinniśmy zmienić.
  • Rozpraszacze w pracy (internet, współpracownicy itp.).
    • Jak zidentyfikować własnych „złodziei czasu”.
    • Metody zwiększania sumienności poprzez eliminację dystraktorów (czynników rozpraszających).
    • Sposoby radzenia sobie z dystraktorami wewnętrznymi. Rola właściwego systemu „nagród”.
    • Techniki i metody radzenia sobie z dystraktorami zewnętrznymi (inni ludzie, media, internet).
  • Odwlekanie. Osobowościowe uwarunkowania skłonności do odsuwania zadania w czasie (nerwowość, osobowość typu A) i sposoby radzenia sobie z nimi.
  • Delegowanie i monitoring. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.

Stres i jego wpływ na produktywność.

  • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
  • Nadmiar stresu jako czynnik utrudniający skuteczne zarządzanie czasem.
  • Przyczyny stresu w życiu zawodowym: terminy, niepewność jutra, emocje.
  • Konflikty, ich wpływ na gospodarowanie czasem
    • Trudne sytuacje międzyludzkie a zarządzanie czasem – jak godzić jedno z drugim.
    • Trudności i konflikty oraz sposoby ich rozładowania.
  • Inne pozazadaniowe stresory w pracy – jak sobie z nimi radzić.
  • Asertywność – jak nie tracić czasu na nieważne rzeczy, o które proszą nas inni, i nie stresować się odmawianiem.

Sytuacje specjalne

  • Zarządzanie czasem w warunkach kryzysowych.
  • Organizacja czasu w trakcie spotkania roboczego. Rola agendy.

Plan zmiany osobistej (ćwiczenia i praca własna uczestników)

  • Jak podnieść swoją efektywność w zakresie planowania i organizacji pracy – podstawowe reguły.
    • Tworzenie własnych list celów. Wyznaczanie priorytetów.
    • Planowanie dnia pracy: aktywność indywidualna uczestników. Dodatkowe uwagi i wskazówki dotyczące praktycznego planowania wybranych aktywności.
    • Planowanie i prowadzenie spotkań w zgodzie z zasadami gospodarowania czasem – przygotowanie przykładowego meetingu.
  • Wprowadzanie planu w życie.
    • Hierarchia zmian: co i od kiedy wprowadzam w życie i jak to potem kontroluję.
    • Długofalowa zmiana nawyków życiowych – najskuteczniejsze strategie działania.
  • Programowanie swoich przyszłych działań w zgodzie z zasadami zarządzania czasem.