Motywowanie pracownika instytucji publicznej – praktyczny warsztat dla liderów

Założenia i cele

Celem warsztatu jest przekazanie szkolonym rozszerzonej wiedzy z zakresu zarządzania grupami ludzkimi, budowania i rozwijania zespołów, wyznaczania celów, motywowania pracowników, delegowania zadań oraz metod i technik skutecznego rozwiązywania konfliktów. Równoległym celem jest rozszerzenie kompetencji uczestników z zakresu kontaktów międzyludzkich, zarządzania czasem, radzenia sobie ze stresem w organizacji, komunikowania z pracownikami uwzględniającego czynnik inteligencji emocjonalnej oraz technik motywacyjnych i ich stosowania kierowaniu zespołem podwładnych.

Program szkolenia umożliwia ponadto uczestnikom praktyczny trening umiejętności przywódczych w codziennych sytuacjach komunikacyjnych. W ramach treningu szczególny nacisk położono na:

  • rozszerzenie wiedzy z zakresu psychologii społecznej i psychologii motywacji, która pozwolą się łatwiej orientować w potrzebach podwładnych i rozumieć mechanizmy, które pozwolą ich skuteczniej motywować,
  • zagadnienia związane z inteligencją emocjonalną szefa zespołu, jego poziomem empatii i stylem komunikacyjnym,
  • identyfikowanie kompetencji i stopnia motywacji pracowników w oparciu o odkrycia psychologii osobowości (jak klasyfikować podwładnych ze względu na cechy charakteru, temperament i umiejętności oraz jak dostosowywać do tych zmiennych własne przekazy komunikacyjne),
  • tworzenie i rozwój zespołu,
  • ustalanie celów i ich tłumaczenie na zadania dla członków zespołu,
  • prawidłowy rozdział zadań w zespole, uwzględniający kompetencje i motywację jego członków,
  • definiowanie i doskonalenie własnego stylu zarządzania zespołem,
  • rozwijanie umiejętności trafnego formułowania celów zespołu i środków ich osiągnięcia,
  • techniki efektywnej komunikacji z podwładnymi, również te perswazyjne i manipulacyjne
  • odkrywanie i wykorzystanie indywidualnych strategii komunikacyjnych,
  • określanie, jaka ścieżka motywacyjna będzie skuteczna w stosunku do pracowników określonego typu,
  • doskonalenie umiejętności przekazywania pochwał i komunikatów krytycznych,
  • przejrzyste zasady delegowania odpowiedzialności i uprawnień.

W efekcie uczestnik:

  • pozna podstawową klasyfikację technik zarządzania i komunikacji,
  • nauczy się kluczowych zasad wyznaczania celów, zadań i zarządzania czasem,
  • opanuje i przećwiczy strategie radzenia sobie z emocjami, stresem i konfliktami u podwładnych i klientów,
  • rozszerzy wiedzę o klasyfikacji typów osobowości ludzi w biurze,
  • pozna najskuteczniejsze metody komunikowania się z osobami o wybranym typie osobowości,
  • nauczy się skutecznie rozwiązywać konflikty komunikacyjne i kompetencyjne ze współpracownikami, podwładnymi i przełożonymi,
  • pozna strategie prowadzenia rozmów z silniejszej i słabszej pozycji,
  • nauczy się, jak długofalowo budować pozytywne relacje w firmie,
  • dowie się, kiedy można, a kiedy należy zachowywać się asertywnie – i w jaki sposób to robić.

Przebieg treningu i metody pracy

Warsztat daje możliwość intensywnego treningu praktycznych umiejętności managerskich oraz doskonalenia opanowanych już technik zarządzania ludźmi. Służą temu m.in. ćwiczenia praktyczne: symulacje rzeczywistych rozmów z pracownikami oraz ewaluacja wyników osiąganych przez każdego z uczestników. Wyniki uzyskane w ćwiczeniach przez uczestników są następnie analizowane publicznie, dzięki czemu każdy ze szkolonych ma szansę dowiedzieć się, jaki styl przywódczy reprezentuje i co robić, by zwiększyć swą skuteczność lidera.

Zajęcia podzielone są na bloki. W ramach każdego bloku uczestnicy zaliczają wprowadzenie teoretyczne, po czym trenują użycie wybranych technik lub praktyczne radzenie sobie z trudnymi sytuacjami, które mogą wystąpić w trakcie zarządzania zespołem ludzi.

Plan szkolenia

Zasady ogólne

  • Kierowanie zespołem. Manager a lider – rola i definicje.
  • Funkcje managera na poziomie przedsiębiorstwa i zespołu. Teorie zarządzania w praktyce działania firmy.
  • Podstawowe pojęcia z zakresu komunikacji interpersonalnej: akt komunikacyjny, komunikacja werbalna i niewerbalna, mowa ciała, kultura komunikacyjna.
  • Zarządzanie i komunikacja w firmie, która jest jednocześnie instytucją państwową – wprowadzenie. Rola ludzi a rola organizacji.
  • Wzorce komunikacyjne pomiędzy pracownikami – jak wypracować i utrzymać te najlepsze.
  • Rola przełożonych w ustalaniu i promowaniu zasad optymalnej komunikacji.
  • Kultura komunikacyjna w firmie a kultura zarządzania. Korzyści z dobrej komunikacji.
  • Rola poczucia kontroli i sprawczości u pracownika w budowaniu dobrych relacji międzyludzkich.

Ludzie w instytucji publicznej

  • Pracownicy urzędów i administracji jako jednostki – psychologia osobowości, cechy charakteru i różnice indywidualne.
    • Matryce potencjału pracowników: jak definiować na nich podwładnego
    • Jak dopasowywać przekaz do poziomu kompetencji i motywacji pracownika.
  • Psychologia osobowości: typy charakterologiczne pracowników i wzmocnienia, które na nich działają.

Komunikacja interpersonalna w zespole

  • Psychologia grup. Zespoły jako byty odmienne od sumy swych członków.
  • Zespół jako jednostki o zróżnicowanym potencjale i odmiennych podejściach do pracy. Jak pogodzić różne wzorce pracy, komunikacji i rozwiązywania zadań.
  • Komunikacja w zespole. Rola hierarchii oraz formalnych i nieformalnych liderów.
  • Tworzenie zespołu: etapy i ich charakterystyki.

Zarządzanie zadaniami dla pracownika: wyznaczanie celów i zadań

  • Systemy planowania celów, zadań i aktywności.
  • Robienie spisu celów, zadań i obowiązków.
  • Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
  • Kontrola i weryfikacja zaplanowanych celów.
  • Priorytetyzacja zadań (reguła ABC). Techniki ustalania wagi zadania.
  • Rola wyznaczania właściwych priorytetów: analiza dotychczasowych strategii ich określania, wypracowanie metod jej poprawy.

Planowanie realizacji celów i zarządzanie czasem pracownika administracji

  • Podstawowe techniki planowania. Reguła Pareto. Metoda Eisenhowera,
  • Planowanie szczegółowe. Metoda salami.
  • Planowanie w perspektywie miesięcy, tygodni, dni i godzin. Wyznaczanie terminów i sankcji za ich niedotrzymanie (walka z prokrastynacją).
  • Organizacja dnia w pracy. Krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na planowanie.
  • Ekonomia planowania – jak sprawić, by nie zajmowało więcej czasu, niż wykonanie zadania.

Rozmowa z pracownikiem

  • Rozmowa jako podstawowy element komunikacji międzyludzkiej.
  • Identyfikacja rozmówcy i jego intencji: dlaczego z nami rozmawia (interesy, czynniki psychologiczne). Określenie, co my chcemy wynieść z rozmowy.
  • Wprowadzenie do psychologii osobowości. Typy rozmówców i klasyfikacja ich potrzeb i problemów.
  • Mowa ciała rozmówcy: jak czytać to, co nam mówi poza słowami?
  • Emocje w rozmowie. Jak czytać emocje innych oraz jak je kontrolować u siebie?
  • Jak zidentyfikować typ osobowości współpracownika i dostosować do niego przekaz?

Schemat dobrej rozmowy

  • Ustalenie, z czym przychodzi pracownik, klient lub interesant
    • Użycie pytań. Jak pytaniami skłonić człowieka do mówienia.
  • Problematyka uwagi. Aktywne słuchanie rozmówcy i jego rola.
    • Rola sygnałów zwrotnych i pułapki wiążące się z ich interpretacją.
    • Sygnały niewerbalne. Mowa ciała (ruchy gałek ocznych, postawa ciała, ton głosu i sposób mówienia) i jej znaczenie.
  • Argumentacja.
    • Uzasadnianie. Typy uzasadnień i pseudouzasadnień oraz ich właściwe stosowanie.
    • Sposób argumentacji a cechy osobowe rozmówcy.
    • Argumentowanie pod kątem korzyści.
    • Kontrargumentacja.
  • Emocje rozmówcy.
    • Empatia w rozmowie – dlaczego dobrze, by rozmówca wiedział, że my wiemy, co czuje.
    • Jak nie ranić uczuć odbiorcy, kiedy mu odmawiamy lub chcemy go konstruktywnie skrytykować.
    • Konstrukcja informacji zwrotnej: model kanapki.
  • Techniki wpływu w rozmowie z pracownikiem.
    • Ingracjacja i chwalenie.
    • Pytania handlowe i sugerujące.
    • Wypowiedzi z ukrytymi założeniami, presupozycje i implikatury.
    • Inne strategie i techniki manipulacyjne. Czy, kiedy, w jakich sytuacjach i w jaki sposób po nie sięgać?
    • Co robić, gdy rozmówca próbuje manipulować? Odpowiadanie na nieczyste zagrania drugiej strony.

Rozmowa delegująca z pracownikiem, który ma wykonać zadanie

  • Co to jest delegowanie zadań? Strefy delegowania zadań.
  • Rozmowa delegująca.
    • Opis zadania, prezentacja tego, co należy zrobić.
    • Odpowiedzi na pytania: 5W i 1H.
  • Kluczowe błędy przy delegowaniu zadań. Jak ich unikać?
  • Monitoring wykonania zadania i konstruktywna informacja zwrotna.
  • Bariery komunikacyjne na linii pracownik-przełożony na etapie delegowania – jak je zidentyfikować i sobie z nimi poradzić.

Motywowanie pracownika do działania

  • Różnice w motywacji pracowników: skąd entuzjazm i zaangażowanie u jednych, a bierność u innych?
  • Charyzma u kierownika – dlaczego niektórzy potrafią wzbudzać entuzjazm, a inni nie?
  • Zachęcać czy straszyć? Dylematy współczesnego szefa. Efekty strachu i rywalizacji w zarządzaniu podwładnymi.
  • Zrozumienie ludzkiej natury i potrzeb jako podstawa skutecznej motywacji.
  • Długofalowy rozwój pracownika – jak zmotywować człowieka do samorozwoju.

Stres u pracownika i jego wpływ na wykonanie zadania

  • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
  • Stres zbyt niski, zbyt wysoki i optymalny – klasyfikacja w odniesieniu do osobowości człowieka i charakteru wykonywanej pracy.
  • Przyczyny stresu w życiu zawodowym: terminy, niepewność jutra, emocje. Pozytywne i negatywne skutki stresu.
  • Pozazadaniowe stresory w pracy – jak sobie z nimi radzić.

Asertywność w kontaktach służbowych

  • Pojęcie asertywności – czym w istocie jest asertywność i z czym nie należy jej mylić.
  • Prawa asertywności oraz wpływ z ich korzystania na polepszenie skuteczności i jakości relacji z innymi ludźmi.
  • Indywidualna diagnoza poziomu asertywności uczestników w różnych sferach życia.
  • Obrona własnego terytorium psychologicznego w sytuacjach społecznych i osobistych. Obrona własnych opinii i przekonań.
  • Sztuka odmawiania innym i egzekwowania własnych praw w sposób nienapastliwy.
  • Użyteczne techniki spokojnej asertywności.

Konflikt w miejscu pracy – jak go unikać i co robić, gdy zaistnieje

  • Klasyfikacja konfliktów. Koło konfliktów – jak klasyfikować na nim konflikty.
  • Konflikty interesów vs konflikty psychologiczne – sposoby radzenia sobie z obydwoma typami.
  • Analiza konkretnych sytuacji konfliktowych. Przyczyny powstawania trudności.
  • Techniki i style rozwiązywania konfliktów – klasyfikacja, zakresy przydatności. Negocjacje i mediacje jako sposoby rozwiązywania nieporozumień.
  • Inteligencja emocjonalna i jej rola w rozwiązywaniu sporów i rozładowywaniu konfliktów.

Ćwiczenia praktyczne

  • Analiza wzorców komunikacyjnych, funkcjonujących w firmie na poziomie jednostek, zespołu i całej organizacji. Czy są one dobre, czy też coś jeszcze należy poprawić?
  • Symulacje poszczególnych typów rozmów z pracownikami, również – w razie życzenia – przed kamerą. Analiza symulacji pod względem potencjalnej skuteczności.
  • Symulacje sytuacji konfliktowych, które mogą wystąpić miedzy pracownikami firmy. Próby ich bieżącego rozwiązywania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.