KORZYŚCI ZE SZKOLENIA

W trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:

  • Metody planowania własnej pracy oraz terminowej realizacji zaplanowanych działań.
  • Sposoby radzenia sobie z niedoborami motywacji i czynnikami rozpraszającymi.

ADRESACI

  • Osoby, które czują, że nie radzą sobie z zadaniami, które wykonują pod presją czasu.
  • Osoby, które marzą o tym, by stać się osobą sumienną, punktualną i systematyczną.
  • Osoby, które chcą zacząć się na bieżąco wyrabiać z terminami lub choćby złapać wytchnienie w życiu prywatnym i zawodowym.
  • Osoby, które pragną opanować zasady i techniki skutecznego planowania i priorytetyzowania prowadzonych projektów.
  • Osoby, które chcą nauczyć się, jak wzbudzać w sobie motywację do wykonywania trudnych i nieprzyjemnych zadań.

Informacje organizacyjne

Miejsce i termin najbliższych szkoleń otwartych:

  • Poznań, 3-4 grudnia 2018.
  • Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):

  • 1400 zł netto / 1722 zł brutto.
  • Cena szkolenia otwartego obejmuje koszt przerw kawowych i lunchów.
  • Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

  • 4800 zł netto / 5904 zł brutto za cały trening – bez względu na liczbę uczestników,
  • Przy grupach poniżej 10 osób – rabat 15 procent.
  • Dla zleceń powyżej 2 dni – dodatkowe rabaty.
Informacje dodatkowe

Przebieg treningu i metody pracy

Szkolenie ma wymiar dwóch dni (16 godzin) i składa się z części teoretycznej oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia). Część teoretyczną stanowią mini-wykłady z zakresu teorii zarządzania czasem, projektami i zadaniami oraz psychologii emocji i motywacji.

W trakcie warsztatu praktycznego uczestnicy ćwiczą metody planowania własnej pracy oraz terminowej realizacji zaplanowanych działań. Ćwiczeniom towarzyszą burze mózgów i dyskusje nad metodami radzenia sobie z niedoborami motywacji i czynnikami rozpraszającymi.

Po zakończeniu treningu uczestnicy otrzymują certyfikaty, potwierdzające odbycie szkolenia. Na życzenie może również zostać przygotowany raport podsumowujący zaprezentowane na zajęciach kompetencje uczestników i zawierający rekomendacje w zakresie dalszego rozwoju ich umiejętności.

Plan szkolenia

Zarządzanie czasem i zadaniami – podstawy teoretyczne

  • Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja czasu?
  • Podstawowe strategie i metody w zarządzaniu czasem i zadaniami.
  • Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem:
    • Jakie korzyści biznesowe przynosi efektywne wykorzystanie czasu.
    • Społeczne i międzyludzkie implikacje punktualności i systematyczności.

Analiza dotychczasowego sposobu organizowania czasu

  • Jak wygląda mój dzień w pracy – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię?
  • Ocena dotychczasowej produktywności: co mi idzie świetnie, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy?
  • Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy?
  • Motywacja – czego mi brakuje, by motywować się do właściwego zarządzania zadaniami i ich realizacją.

Podstawowe metody organizowania czasu pracy

  • Lista zadań do wykonania.
  • Lista zadań z priorytetami A, AA i AAA.
  • Ocena zasadności działań: matryca Eisenhowera.
  • Dzienne listy zadań: metoda kalendarza.
  • Metody systemowe.

Wyznaczanie celów

  • Cel jako główny warunek skuteczności: dlaczego zawsze musisz myśleć o tym, co chcesz uzyskać.
  • Warunki poprawnego sformułowania celu: dlaczego każdy ważny cel powinien być zapisany.
  • Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
  • Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
  • Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
  • Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.

Tworzenie listy priorytetów

  • Jak ustalać priorytety: analiza i hierarchizacja celów.
  • Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań (matryca Eisenhowera).
  • Priorytetyzacja zadań. Techniki ustalania wagi realizowanego działania.
  • Co robimy z rzeczami spoza listy priorytetów: rola delegowania i zapominania.

Zarządzanie projektami

  • Cel jako projekt: operacjonalizacja celu.
    • Wstępne określenie ram czasowych celu i działań, które mają do niego doprowadzić: strategia Vonneguta.
    • Cel jako projekt do realizacji. Podział projektu na zadania.
    • Struktura podziału pracy (WBS) przy realizacji konkretnych zadań. Zasady tworzenia poprawnego WBS.
    • Ćwiczenie: tworzenie przykładowego WBS.
  • Planowanie realizacji stworzonego projektu.
    • Czasowy i personalny podział zadań: harmonogram Gannta.
    • Etapy tworzenia wykresu Gannta.
    • Zdefiniowanie ilości czasu, potrzebnego na każde z zadań: metoda ALPEN.
    • Praca z kalendarzem: planowanie w perspektywie miesięcy, tygodni, dni i godzin.
  • Metoda kalendarza w praktyce.
    • Założenia i podstawowe zasady metody.
    • Elementy i etapy pracy: zbieranie, analiza, porządkowanie, przegląd i realizacja.
    • Jak zarządzać czasem z wykorzystaniem kalendarza: co i jak zapisywać.

Realizacja zaplanowanych zadań

  • Jak realizować to, co zaplanowaliśmy: techniki automotywacji.
  • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
  • Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
  • System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
  • Podejście behawioralno-poznawcze (zmiana schematów myślenia i reagowania) w motywowaniu siebie.
  • Kontrola nakładów czasowych i postępu prac przy realizowaniu projektu.

Czynniki utrudniające zarządzanie sobą w czasie

  • Bariery psychologiczne, czyli które poglądy i przyzwyczajenia powinniśmy zmienić.
  • Rozpraszacze uwagi w pracy (internet, współpracownicy itp.).
    • Jak zidentyfikować własnych „złodziei czasu”.
    • Metody zwiększania sumienności poprzez eliminację czynników rozpraszających.
    • Sposoby radzenia sobie z dystraktorami wewnętrznymi. Rola właściwego systemu „nagród”.
    • Techniki i metody radzenia sobie z dystraktorami zewnętrznymi (inni ludzie, media, internet).
  • Prokrastynacja (odwlekanie działania) i sposoby jej przezwyciężania.
    • Podstawowe zasady odwlekania: prawa Parkinsona.
    • Osobowościowe uwarunkowania skłonności do odsuwania zadania w czasie: stres, nerwowość, osobowość typu A.
    • Psychologia planowania w walce z prokrastynacją: plany szczegółowe i przez rozbicie obowiązków.
    • Delegowanie i monitoring. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.
    • Automotywacja, czyli jak dobrać sobie nagrodę, która zmusi nas do pracy.
    • Kolejność zadań i jej wpływ na motywację: jak ustawiać zadania, by zminimalizować szanse na marnotrawstwo czasu.

Stres i jego wpływ na produktywność.

  • Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
  • Nadmiar stresu jako czynnik utrudniający skuteczne zarządzanie czasem.
  • Przyczyny stresu w życiu zawodowym: terminy, niepewność jutra, emocje.
  • Konflikty, ich wpływ na gospodarowanie czasem
    • Trudne sytuacje międzyludzkie a zarządzanie czasem – jak godzić jedno z drugim.
    • Trudności i konflikty oraz sposoby ich rozładowania.
  • Inne pozazadaniowe stresory w pracy – jak sobie z nimi radzić.
  • Asertywność – jak nie tracić czasu na nieważne rzeczy, o które proszą nas inni, i nie stresować się odmawianiem.

Zagadnienia specjalne

  • Rytmy dobowe i ich wpływ na gospodarowanie czasem.
    • Dlaczego pora dnia ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na koncentrację i produktywność.
    • Organizowanie dnia pracy w zgodzie z własnym zegarem biologicznym.
  • Ekonomia planowania – jak sprawić, by nie zajmowało ono więcej czasu, niż wykonanie zadania.
  • Zarządzanie czasem w warunkach kryzysowych.
  • Organizacja czasu w trakcie spotkania roboczego. Rola agendy.

Plan zmiany osobistej (ćwiczenia i praca własna uczestników)

  • Jak podnieść swoją efektywność w zakresie planowania i organizacji pracy – podstawowe reguły.
    • Tworzenie własnych list celów. Wyznaczanie priorytetów.
    • Planowanie dnia pracy: aktywność indywidualna uczestników. Dodatkowe uwagi i wskazówki dotyczące praktycznego planowania wybranych aktywności.
  • Wprowadzanie planu w życie.
    • Hierarchia zmian: co i od kiedy wprowadzam w życie i jak to potem kontroluję.
    • Wypracowanie długotrwałych zmian w oparciu o metodę kalendarza lub bazujący na niej software.
    • Programowanie swoich przyszłych działań w zgodzie z zasadami zarządzania czasem.